試析我國工程竣工資料整理要求及注意事項

摘要：隨著我國經濟的不斷發(fā)展，公路交通建設的規(guī)模不斷擴大，作為記錄了公路工程從決策設計到最終竣工全過程的竣工資料顯得尤為重要，是整個公路工程項目不可或缺的一部分。本文將從竣工資料的要求、竣工資料的整理的角度出發(fā)論述工程竣工資料整理要求及其注意事項。

關鍵詞：竣工資料；整理要求；注意事項

Abstract: With the constant development of our economy, highway traffic construction scale expands unceasingly, as documented by the highway project from design to final completion of the whole process of making the completion information is particularly important, is the indispensable part of highway engineering project. This article from the completion data requirements, completed the collation of data point of view discusses the project completion data requirements and matters needing attention.

Key words: completion information requirements; finishing; matters needing attention

1 竣工資料的整理要求

工程建設過程中，參建各方往往對項目的工期和質量控制比較重視，制訂比較系統、全面、嚴格的考核指標和獎罰辦法，而對工程資料特別是對竣工資料的整理和編制，往往容易忽視，長期以來存在著重建設、輕資料管理的現象。而事實上，公路工程竣工資料的整編和歸檔，是公路建設項目管理當中一項需要長期提高和創(chuàng)新的工作，是一項涉及各專業(yè)、各部門的系統工程，公路工程竣工資料最終會向著標準化和規(guī)范化方向發(fā)展。對公路工程竣工資料的整理應滿足以下要求：

1） 規(guī)范性�？⒐べY料是公路管理部門用以備案存檔的，因此其資料中的實驗檢測表格填寫應按規(guī)范進行，自檢意見、監(jiān)理意見應明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復印清楚，字跡材料應能滿足長期保存需要。

2）科學分類。鑒于公路工程一般建設周期較長，其所經歷的全建設過程所包含的竣工資料通常繁多，因此必須對竣工資料采取科學分類整理，以方便相關單位的查閱。因此，對竣工資料進行整理應按工程文件材料的自然形成過程進行分類。首先是要按照項目基本建設程序的不同階段，其次按照工程的自然進展

過程，最后是結合文件材料自身的實際情況。

3） 原始性。項目法人單位在工程竣工時所整理的資料應當完整地反映公路建設過程的原始記錄文件，一般情況下應是原件。

4） 完整性。所整理的工程竣工資料必須是齊全的，而且資料所記錄內容應當全面，記錄內容和數據應能反映抽查頻率和質量指標。

5） 準確性。對于工程竣工資料中的施工原始記錄數據應準確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。

2 竣工資料的整理

竣工資料的主要內容包括：質量保證資料和竣工圖表、文件及資料。質量保證資料包含在竣工資料中，竣工資料又是在質量保證資料的基礎上編制而成的。

2.1 工程依據性文件整理

1） 工程項目法人負責前期文件及設備招標、投標文件、報關、商檢、索賠收集、整理、分類、組卷與歸檔工作。對于本單位的發(fā)文均要求原件歸檔。對于對方主送與抄送本單位的收文，均應紅頭文件歸檔，不可以復印件歸檔。如若是轉發(fā)文，直接隸屬關系的文件應紅頭文件歸檔，后附間接關系的轉發(fā)文可復印件歸檔，但一定要復印清楚、文件齊全。

2） 工程依據性文件要求收集齊全、完整。案卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。在資料整理的文件中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一種文件，分別立在一起，不得分開。卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次排列的：批復在前，請示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，轉發(fā)件在后；多種文字形成的同一文件，原文在前，譯文在后；圖文緊密排列時，文字材料在前，圖樣在后。

3） 協議、合同及工程驗收證書、交接書等履行雙方簽字手續(xù)的文件的要求，從法律效用上考慮，凡為簽訂協議、合同的履行方和辦理證書的簽字方，其合同、協議均應持一份正本歸檔，不應副本或復印件歸檔（所謂合同、協議證書的正本，即履行合同的雙方或參予證書簽字代表均親筆簽名、并加蓋公章，不親筆簽名只加蓋私章的，或雖簽名不為原件而以復印件歸檔的，對履行合同方或參予證書簽字代表方，均屬不符合檔案管理要求）。

2.2 工程設計文件整理

工程設計基礎材料（地質勘測、水文、氣象、地震、地形、地貌等） 及各設計階段文件，由設計單位提供，項目法人按設計院提供的冊目錄清點，收集

齊全、完整后，整理、歸檔。整理工程全部設計文件應齊全、系統、完整。圖紙一般應藍圖歸檔。整理中對于可行性階段、初步設計階段、施工圖設計階段的文件排序，一般按設計院卷冊排列、編目。如設計院有補充報告或設計文件，根據設計院的通知分階段處理，如設計院補充文件無目錄，則按內容分別插入有關卷冊，但需重新做圖冊卷內目錄。

2.3 工程施工文件整理

1） 工程施工的竣工資料、竣工圖由施工單位收集、整理、分類、組卷，提交監(jiān)理單位審查、匯總及移交。實行總承包的，各分包單位負責收集、整理分包范圍內的檔案資料，交總承包單位匯總、整理。其中全部工程設計修改通知單應由設計院負責提供，工程聯系單必須由設計工程師代表、監(jiān)理簽署意見、簽名后方有效。

2） 施工單位按施工質量檢驗及評定標準、施工驗收規(guī)范編制劃分的分項、分部、單位工程為單元，齊全、完整、系統地收集、整理檔案資料，進行分類、立卷、錄入軟件，并提交監(jiān)；理單位審查。

3） 整理資料時對于水泥、鋼材等原料試驗報告，要求報告單字跡清楚、數據準確，要有見證取樣簽證且原件歸檔，杜絕用不符合要求的書寫材料書寫及復印件歸檔。施工單位要加強施工過程中材料進貨、發(fā)放、材料性能等方面的管理，指定專人做好原材料的監(jiān)督跟蹤工作。

4） 隱蔽工程記錄與中間驗收簽證：要求文件材料齊全、完整，記錄數據準確，填寫字跡端正，記錄詳細，不漏項。凡隱蔽工程記錄需繪制有座標位置的草圖，隱蔽工程記錄與中間驗收簽證檢查單位及部門簽字手續(xù)完備。

5） 設計修改通知單、工程聯系單、材料代用單等，要求齊全、完整。與竣工圖上的注釋內容相符。設計修改通知單要求內容簡明，字跡、圖樣清晰，原件歸檔。

6） 施工質量處理、缺陷處理報告，要求有閉環(huán)交代的詳細記錄（有調查報告、分析、處理意見、處理結論及消缺記錄、復檢意見與結論等），按實際情況組卷。

7） 資料整理注意事項。a.資料的收集整理是一項繁瑣又需要耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項目實施的前期更容易被忽視。從工程實施的前期項目就應安排專人負責資料收集整理工作，施工過程中要按質量保證資料所列的內容及時整理，不可人為編造。施工的每道工序都應具備完整真實的原始記錄以保證資料的真實性和完整性。b.要妥善保管竣工資料的所有文件，包括設計圖紙、施工記錄、照片、音像資料的原件。按檔案管理規(guī)定裝訂、組卷、歸檔，使竣工資料從一開始就走向正常化、規(guī)范化。c.施工單位應在各分項工程完工后，按驗評標準評定，并按劃分的分項工程、分部工程、單位工程進行逐級評分匯總。

3 結論

通過結合筆者實踐經驗，凡是在公路工程建設過程中圍繞項目立項審批、設計、準備、施工管理、竣工驗收活動產生的、對工程管理、養(yǎng)護及明確責任具有查考利用價值的各類不同門類載體文件材料，都應收集齊全，對項目竣工全部檔案進行統一的分類和編號，待所有檔案資料歸檔整理完成不再變動后統一粘貼案卷脊背，歸入公路工程建設項目成套檔案。

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